Pengertian dan Cara Membuat Audit Internal Perusahaan

Menurut Standar ISO 19011 Pengertian Audit adalah pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Pengertian audi internal adalah verifikasi pemenuhan 11 kriteria Sistem Jaminan Halal yang dilakukan oleh auditor dari perusahaan (internal). Perusahaan yang mengajukan sertifikasi halal untuk produknya harus mempunyai prosedur tertulis tentang Audit Internal di perusahaannya.

Didalam aktifitas Audit internal perusahaan terdapat beberapa istilah seperti Auditor, Auditee, dan Temuan. Pengertian Auditor adalah orang yang memiliki kemampuan untuk mengaudit. Auditor harus merupakan seseorang yang independen, seperti dari divisi/bagian/departemen lain (audit silang) dari pihak yang ditunjuk manajemen untuk tugas audit, sehingga tidak harus selalu audit silang. Pengertian Auditee adalah suatu divisi atau organisasi yang diaudit, Pengertian Temuan adalah Pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Cara membuat audit internal di perusahaan harus mengikuti prosedur (persyaratan-persyaratan) sebagai berikut :

1. Audit internal harus dilakukan oleh pihak kompeten dan independen terhadap divisi yang diaudit di perusahaan. Pihak independen yang dimaksud bisa berasal dari divisi atau departemen lain di perusahaan, seperti divisi purchasing mengaudit divisi warehouse atau divisi produksi mengaudit divisi PPIC.bisa juga dari penunjukkan manajemen puncak, jadi tidak harus selalu dengan Audit silang.

2. Pelaksanaan Audit Internal dilakukan minimal selama 6 bulan sekali atau 2 kali setahun, Audit Internal bisa dilakukan apabila terdapat perubahan yang signifikasn dalam manajemen, sistem produksi perusahaan ataupun kebijakan perusahaan. Atau Klien (mitra) meminta perusahaan melakukan audit internal maka perusahaan wajib menyelenggarakan audit internal di perusahaan, jadi tidak harus menunggu 6 bulan sekali baru melaksanakan audit internal

3. Hasil audit internal disampaikan ke pihak yang bertanggung jawab terhadap audit internal.

4. Apabila terdapat temuan atau ketidaksesuaian harus segera dilakukan perbaikan, tentukan tanggal waktu penyelesaian temuan.

5. Hasil audit internal disampaikan ke LPPOM MUI sebagai laporan berkala setiap 6 bulan sekali.

Langkah-langkah di dalam Cara Membuat Checklist Audit Internal Perusahaan

1.Daftar pertanyaan pada checklist audit internal berdasarkan 11 kriteria sistem jaminan halal dan dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan

2.Pihak yang diaudit (auditee) bisa berbeda-beda dan dapat berasal dari pihak eksternal perusahaan seperti tempat maklon. perusahaan dapat membuat checklist audit internal untuk setiap bagian/departemen yang diperiksa

3.Apabila ditemukan ketidaksesuaian pada hasil audit, maka harus dilakukan tindakan koreksi penyebab yang ada, kemudian dicari penyebabnya apakah terdapat ketidaksesuaian penerapan prosedur atau ketidaksesuaian dokumentasi.

Gambar 1.0, contoh form audit internal

6 langkah dalam membuat audit internal di perusahaan sebagai berikut.

1. Perencanaan Audit Internal

Audit internal harus direncanakan waktunya, merencanakan apa saja pertanyaan yang diajukan, menentukan siapa yang diaudit.

2. Sosialisasi Rencana Audit

Rencana audit harus disosialisasikan kepada pihak yang diaudit, semisal Divisi purchasing mengaudit divisi produksi, maka Divisi purchasing harus mengsosialisasikan kapan akan diadakan audit divisi produksi. setelah itu, divisi produksi akan membuat persiapan tentang audit internal dan perbaikan-perbaikan yang harus dilaksanakan saat audit.

3. Pelaksanaan Audit

Audit dilaksanakan dengan menanyakan terhadap pihak yang diaudit tentang prosedur halal yang ada di perusahaan, sesuai atau tidak dengan 11 kriteria sistem jaminan halal dengan menunjukkan prosedur tertulis yang ada.

4. Identifikasi Hasil Audit

Auditor harus bisa mengidentifikasi hasil audit. adakah temuan yang diperioeh dari hasil audit.

5. Pelaporan Hasil Audit

Hasil audit dilaporkan kepada auditee (pihak yang diaudit) dan kepada LPPOM MUI sebagai laporan berkala setiap 6 bulan sekali. pelaporan audit bisa secara langsung bisa juga melalui online dengan mendownload aplikasi halal mui di Playstore

6. Tindak Lanjut Perbaikan

Apabila ada ketidaksesuaian yang ditemukan maka perlu ada komitmen dari pihak yang diaudit (auditee) tentang komitmen perbaikan yang akan dia laksanakan. Tentukan juga kapan tanggal pihak yang diaudit bisa menyelesaikan perbaikan terhadap temuan audit internal. contohnya pelaksanaan audit divisi produksi pada tanggal 7 bulan Januari, ternyata divisi produksi ditemukan temuan yang tidak sesuai dengan sistem jaminan halal. maka temuan tersebut harus diperbaiki dan harus sudah dilaporkan ke pihak bertanggung jawab pada tanggal 20 bulan Januari.

Adapun Tujuan dari pelaksanaan audit internal adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian kriteria (persayaratan) sistem jaminan halal dengan kriteria(persyaratan) yang telah ditetapkan.

2. Menentukan efektivitas pencapaian dari tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

3. Menyempurnakan sistem jaminan halal.

4. Memenuhi persyaratan 11 kriteria sistem jaminan halal

5. Memantau sistem jaminan halal sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan perusahaan

Adapun 3 Manfaat Melaksanakan Audit Internal Perusahan adalah sebagai berikut :

1. Setiap divisi di perusahaan bisa mengetahui dengan baik pekerjaan-pekerjaannya

2. Menyempurnakan dan mengembangkan sistem jaminan halal

3. Mengurangi resiko kegagalan audit eksternal.